管理規約から重要事項説明書へ、AIで書き写す｜不動産会社のAI研修事例
リースバック事業を行う不動産会社では、数十ページある管理規約から用途制限の条文を探し、重要事項説明書に書き写す作業が、不動産の知識がある一部の担当者に集中していました。全5回のAI研修の中で、管理規約のPDFを入れると「重要事項説明書の欄にそのまま貼れる文」まで出る使い方を、現場の業務を題材に組み立てました。研修が終わった後も、担当者は重要事項説明書の文言づくりにAIを日常的に使っています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | 不動産（一棟収益・リースバック） |
| 対象 | 営業事務・営業の担当者 4名 |
| 期間 | 週1回×全5回の研修（2026年9月に完了） |
| 使ったもの | Claude Code、ChatGPT |
| 結果 | 重要事項説明書の文言づくりにAIが定着し、研修後も日常業務で利用 |
導入前、何に困っていたのか？
リースバックの契約は月に20〜30件あります。契約のたびに、役所での調査、契約書の作成、重要事項説明書の作成が発生します。
なかでも負担が大きかったのが、重要事項説明書の「専有部分の用途その他の利用の制限」の欄です。管理規約の本文だけでなく、後ろの方にある使用細則まで読み、「住宅以外に使ってはいけない」「民泊は禁止」といった制限を探して書き写します。不動産の知識がないと、どこを読めばよいかが分かりません。そのため、この作業は知識のある一部の担当者に集中していました。
事務は5名いても、役所調査に1日出ると人が抜けます。実際に机で作業できるのは1〜2名という日も多くありました。
何をしたのか？
研修は、一般的なAIの使い方を教える形にしませんでした。この会社の実際の業務を題材にして、その場で使える手順をつくりました。
管理規約については、次の流れをAIに任せる使い方を組み立てています。
- 管理規約のPDFを入れる
- 用途の制限に関わる条文を、本文と使用細則の両方から探して抜き出す
- 重要事項説明書の欄にそのまま貼れる文と、補足欄に入れる文を出す
あわせて、物件の相場が割高かどうかを根拠付きで判定する使い方や、間取り図を清書する使い方も、同じ研修の中で扱いました。
どんな結果が出たのか？
研修が終わった後も、担当者は条例やセットバックなどの重要事項説明書の文言づくりにAIを使い続けています。研修で作った使い方が、そのまま日常の業務に組み込まれた形です。
条文を探す作業は、知識のある人の頭の中にありました。それがAIに渡ったことで、担当者は抜き出された条文が正しいかを確かめる側に回れます。
今は、使い方を共有シートにまとめて他の担当者にも広げることと、一括メールの配信や社内の依頼管理の仕組みづくりを次の段階として相談しています。
人が確かめることは何か？
重要事項説明書は、お客様への説明に使う大事な書類です。AIが抜き出した条文と文面は、必ず担当者が管理規約の原文と照らして確かめてから使います。AIは探して書き起こすところまでで、最終的な記載の判断は人が行います。
この事例でよくある質問
管理規約のような長いPDFでも、AIは読めるのか？
読めます。用途の制限は本文にはなく、使用細則や総会の決議に書かれていることも多いので、PDFの後ろの方まで探すように指示しておくのがコツです。
研修で、自社の業務に合わせた使い方まで作れるのか？
作れます。この事例では、事前に業務を聞き取り、研修の題材を実際の業務にしました。研修が終わった日から、そのまま業務で使える形です。
数字の出どころ
契約件数と事務の人数は、研修前の業務の聞き取りによるものです。社名は伏せています。
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