SFAが使われない理由と設計の進め方｜入力される項目の決め方とAIの使いどころ

SFA（営業支援システム）が使われない原因は、ツールではなく設計にあります。入力する営業担当者にとって入力する理由がなく、項目が多すぎて、入力しても自分の仕事が楽にならない。この3つがそろうと、どの製品を入れても商談の情報は貯まりません。設計は「経営が見たい数字」から逆算して項目を絞り、入力の手間はAIに渡し、入ったデータを見る場を決める。この順番で進めます。

SFAが使われない会社に共通することは？

SFAが形だけになっている会社には、だいたい次のどれかが当てはまります。

よくある状態	起きていること
項目が多すぎる	導入時に「あったら便利」な項目を全部入れ、1件の入力に何分もかかる
入力しても見られない	会議では口頭の報告が中心で、SFAの画面が開かれない
入力する人に得がない	入力は管理のための作業で、営業担当者の仕事は楽にならない
入力のタイミングがない	商談のあと、次の予定に追われて入力が後回しになる

この状態で入力を呼びかけても、一時的に入力率が上がるだけで、すぐに元に戻ってしまいます。直すべきは、入力の仕組みそのものです。

SFAの項目は、どう決めればいいのか？

経営や営業の責任者が「毎週これだけは見たい」という数字から逆算します。

まず、見たい数字を3つまでに絞ります。例えば、案件化率、受注までの日数、失注の理由です。次に、その数字を出すのに必要な項目だけを残します。案件化率なら、商談の日付と、案件になったかどうかがあれば足ります。最後に、選択肢で入れられるものは選択肢にしてください。失注の理由を自由記述にすると、集計できないからです。

「あとで分析に使うかもしれない」項目は、最初は入れません。使うと決まった時点で足せば十分です。項目が少ないほど入力され、入力されたデータだけが分析に使えます。

入力の手間は、AIでどこまで減らせるのか？

商談の記録は、今のAIでかなりの部分を下書きできます。オンライン商談の録画や議事録から、SFAの項目に合わせた要約をAIが作り、担当者は確認して貼り付けるだけにする形です。

当社が支援した人材サービス会社のフィールドセールスでは、商談の録画ツールのAI機能で要約を作り、営業管理システムに貼る形にしたことで、商談記録が1件20分から10分になりました（事例はこちら）。要約の項目は、システムに入れる項目に合わせて先に設定しておくのがコツです。

AIに任せられるのは、商談の要約、次のアクションの書き出し、お礼メールの下書きまでです。案件の確度、失注の理由の最終判断、金額は、人が決めます。

確度や失注理由のように営業の判断が入る項目は、AIが下書きしても、担当者が必ず見直します。

入ったデータを、どう使えば定着するのか？

入力されたデータが使われる場をつくることが先決です。週1回の営業会議で、口頭の報告をやめて、SFAの画面を映して話す。これだけで、入力しないと会議で話せない状態になります。

もう1つは、営業担当者に返すことです。似た業種の過去の商談、受注した提案の傾向など、入力したデータが自分の次の商談の準備に使えると、入力する理由が生まれます。

SFAの設計を見直す順番は？

今のSFAで、実際に入力されている項目と、されていない項目を洗い出す
経営が見たい数字を3つに絞り、必要な項目を決める
不要な項目を外し、選択肢にできる項目を選択肢にする
商談の記録をAIで下書きする仕組みを入れる
営業会議でSFAの画面を見る運用に変える
1か月後に入力率と入力時間を測り、項目を調整する

SFAの入れ替えは、この順番で見直しても使われなかったときに考えれば十分です。

よくある質問

SFAを入れ替えないと改善できないのか？

多くの場合、入れ替えは要りません。項目の設計と入力の手間、データを見る場を見直せば、今のSFAのまま使われるようになります。

営業担当者がAIの要約を確認せずに貼るのが心配だ

確度や金額のように判断が入る項目は、AIに下書きさせず、担当者が選ぶ形にします。AIに任せるのは要約と次のアクションまでにして、間違えても大きな影響が出ない範囲に絞るのが安全です。

Salesforce以外のSFAでも同じ進め方でいいのか？

同じです。HubSpotやkintoneなどでも、見たい数字から項目を決め、入力の手間を減らし、見る場をつくるという順番は変わりません。