作業届の自動作成AI 開発事例｜空調機器メーカーのサービス部門、顧客ごとの書式へ転記

当社は、空調機器メーカーのサービス部門から受託し、作業届を自動で作るAIシステムを開発しています。基幹システムの案件情報と過去の作業届をもとに、顧客ごとに違う書式へ内容を転記し、担当者が確認する下書きまでを作ります。2026年12月の最初のリリースに向けて開発中で、効果はまだ測っていません。

項目	内容
業種	空調機器メーカー（サービス部門）
対象の業務	建物で作業する前に、管理会社などへ出す作業届の作成
入力する資料	基幹システムの案件情報、過去の作業届、顧客が指定する書式
自動化する範囲	案件情報の取得、過去の作業届の参照、書式への転記
出力	顧客が指定する書式に入力した作業届の下書き
人が行うこと	内容の確認と提出
段階	開発中（2026年12月に最初のリリースを予定）

作業届の作成で、何が問題になっていたのか？

作業届は、空調機器の点検や修理でビルなどに入る前に、建物の管理会社などへ出す書類です。作業の日時や駐車場の要否といった項目は似ていますが、書式は建物や顧客によって違います。

お客様に伺った規模は、約100社の顧客に約100種類の書式があり、作成件数は年7,000〜8,000件でした。1件にかかる時間は、転記を中心に10〜30分です。この数字から計算すると年およそ1,200〜4,000時間になりますが、伺った数字からの計算なので、実際の時間はこれから測ります。

時間がかかる理由は2つあります。必要な情報が基幹システム、予定表、メール、担当者の手元の資料に分かれていることと、過去の作業届を探して今回の内容に書き換えていることです。

作業届は相手が指定する書類なので、発行する側では書式をそろえられないからです。1つのテンプレートに流し込むだけの仕組みでは、多くの書式に対応できないと考えました。

一方で、書式が違っても、書く項目の多くは共通しています。そこで、案件の情報を共通の項目として整理し、顧客ごとの書式の該当する場所へ当てはめる設計にしました。

流れは4段階です。

新しい書式には、お手本の書式を登録して対応し、入力したデータはAIの学習に使わない設定にします。業務に合わせたAIシステムの開発の進め方は、AIエージェント開発のページをご覧ください。

基幹システムの中には組み込まず、独立したシステムを作り、データ連携でつなぐことをお客様と合意しました。

お客様が最も重視しているのは、手入力やファイルのアップロードを増やさないことでした。基幹システムにある情報をもう一度手で入れるのでは、作業が別の形で残ってしまいます。そのため、基幹システムの担当の方を交えて、データ連携の設計を進めています。

内容の確認と提出です。作業届の宛先は建物の管理会社などの社外の相手で、日時や作業内容の誤りはそのまま相手に迷惑をかけます。そのため、AIが作るのは下書きまでとし、担当者が確認してから提出する流れにしました。

効果はまだ測っていないので、この記事に削減の実績は書いていません。リリースのあとに、作業届1件あたりの作成時間、AIの下書きを直さずに使えた項目の割合、担当者ごとの作成時間の差を測り、結果をこの記事に追記します。

AIを作る前に、次の4つを確かめてください。

過去の書類を探して書き換える業務は、作業届に限りません。見積でも同じ形の業務があり、空調機器メーカーの見積AIの設計事例で紹介しています。

Q. 顧客ごとに書式が違っても、自動で作れますか？

A. 書式の中の項目が共通していれば、対応できる設計です。この事例では、お手本の書式を登録し、共通の項目を該当する場所へ当てはめます。

Q. この事例はもう稼働していますか？

A. まだ稼働していません。2026年12月の最初のリリースに向けて開発中です。

Q. 基幹システムを作り替える必要はありますか？

A. この事例では作り替えません。基幹システムの外に独立したシステムを作り、データ連携でつなぎます。

Q. AIが作った作業届をそのまま提出しますか？

A. そのままは提出しません。担当者が内容を確認してから提出します。

株式会社AIworkerの30分の無料相談では、いまの書類作成の流れと、時間がかかっている場所をお聞きします。そのうえで、どこから始めるとよいかを整理してお渡しします。