基幹システムとクラウドサービスの二重入力をなくすには｜入れ替えずにつなぐ進め方
古い基幹システムと、新しく入れたクラウドサービスの間で、同じデータを人が二重に入力している会社は少なくありません。二重入力をなくすのに、基幹システムを入れ替える必要はほとんどありません。基幹システムが出力できるデータ（多くはCSV）を起点に、つなぎ目の変換と照合だけを自動にし、機械で決めきれないものだけを人が確認する。この形なら、小さく始めて、早く効果を出せます。
なぜ二重入力が生まれるのか？
基幹システムは、会計・販売・生産などの中心にあり、長く使われています。一方で、経費精算、勤怠、営業管理などは、使いやすいクラウドサービスが次々に出てきて、部門ごとに導入されるのが普通になりました。
ところが、古い基幹システムは外とつなぐ口（API）を持っていないことが多く、新しいサービスを入れるたびに、その間を人がつなぐことになります。
| よくある二重入力 | 中身 |
|---|---|
| 経費精算 → 会計 | 精算システムで承認された内容を、会計システムに1件ずつ打ち直す |
| 勤怠 → 給与 | 勤怠システムの集計を、会社や部署ごとに分けて給与の側に入れる |
| 受注 → 販売管理 | 営業管理やECの受注を、販売管理に転記する |
| 請求書 → 支払 | 届いた請求書の内容を、支払と会計の両方に入れる |
二重入力の怖さは、時間よりも属人化です。どの項目をどう変換して入れるかが担当者の頭の中にあり、担当者が休むと止まります。
基幹システムを入れ替えずに、つなげるのか？
つなげます。入れ替えを考える前に、次の順番で進めてください。
- 基幹システムが出力できるデータを確かめる：CSVなどで出力できる項目と、取り込める形式を調べる
- つなぎ目でやっている作業を書き出す：コードの変換、科目の補完、取引先の照合など、担当者が頭の中でやっている作業を1つずつ言葉にする
- 決まりで書ける作業を自動にする：「この科目なら、この口座コード」のように決まりで書けるものは、機械に任せる
- 決めきれないものを人に回す：取引先名の表記ゆれのように機械で決めきれないものは、候補を出して人が選ぶ
実際に作業を書き出してみると、つなぎ目の作業の多くは決まりで書けることがほとんどです。人が判断しているように見えて、実は決まった変換を繰り返している作業が多いからです。
AIはどこで使うのか？
決まりで書ける変換なら、AIでなくても普通のプログラムで足ります。AIが役に立つのは、決まりにしにくい部分です。
- 表記がばらばらの取引先名を、社内のマスタと照らし合わせて候補を出す
- 摘要の文章から、取引先や費用の種類を推定する
- 担当者の頭の中にある変換の決まりを、聞き取りから書き起こす
当社が支援した持株会社グループの人事では、勤怠システムのCSVを3社に振り分けて社員番号を変換する処理を自動にし、人事システムとの名前の突き合わせ（名寄せ）で確認の件数を減らしました（事例はこちら）。
どこから始めればいいのか？
毎月必ず発生し、件数が多く、ミスが後で問題になる作業から始めます。
| 見るところ | 理由 |
|---|---|
| 毎月必ず発生する | 1回作れば毎月効く |
| 件数が多い | 減る時間が大きい |
| ミスが後で問題になる | 請求漏れや支払ミスなど、損失を防げる |
| 担当者が1人しかいない | 属人化の解消にもなる |
いきなり全部をつなごうとせず、1つのつなぎ目で効果を出してから広げるほうが、社内の理解も得やすくなります。
よくある質問
基幹システムにAPIがない場合はどうするのか？
CSVなどで出力できれば十分です。出力したファイルを決まった場所に置くと、変換して取り込める形にする仕組みを作ります。出力もできない場合は、画面の操作を自動にする方法も検討します。
自動にした処理が間違えたらどうなるのか？
機械で決めきれないものは人が確認する画面に回し、金額の合計などは検算で確かめる設計にしておきます。全部を自動にするより、確認が必要なものだけを人に回すほうが、結果的に早く確実です。
基幹システムの入れ替えを予定している場合は？
入れ替えまでの期間が長いなら、つなぎ目の自動化は先にやる価値があります。作業を書き出した結果は、新しいシステムの要件を決めるときにもそのまま使えます。
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