大学事務でAIを使うには｜シラバス点検や問い合わせから始める進め方
大学の事務でAIを使い始めるなら、毎年くり返す確認と下書きの仕事から選ぶのが近道です。たとえばシラバスの点検や、履修の時期に集中する問い合わせの回答案です。AIに任せるのは記載もれの洗い出しや文面の案までで、要領の解釈や学生への最終の回答は職員と教員が決めます。合否や成績のように学生の進路にかかわる判断は、最初の題材にしません。
なぜ今、大学の事務にAIが求められているのか？
学生への対応は増えている一方で、事務を支える職員の数は限られているからです。
文部科学省の速報値では、2026年5月時点の大学の在学者数は300万1千人で、過去最多でした。これに対し、2025年度の大学の事務系の職員は100,306人です。志願者を集める仕事、学生を支える仕事、学外への説明が重なるなかで、約10万人の職員がそれを担っています。
先行きも楽ではありません。中央教育審議会の答申によると、18歳人口は2024年の約106万人から、2040年には約74万人になると推計されています。2026年度に入学定員を満たしていない私立大学は46.2%でした。人を増やさずに時間を生み出す方法として、毎年の事務からAIに任せやすい工程を切り出す考え方が出てきています。
大学の事務の、どの業務から始めればいいのか？
手順が要領や手引きで決まっていて、過去の年度の資料が残っている業務が向いています。レポートで題材にしやすいとした業務を、AIに任せることと人が判断を残すことに分けると次のとおりです。
| 業務 | AIに任せること | 人が判断を残すこと |
|---|---|---|
| シラバスの点検 | 作成要領と照らした記載もれの洗い出し、教員への依頼文の案 | 教員に何を頼むか、要領の解釈 |
| 学生からの問い合わせ | 履修の手引きや案内文をもとにした回答の案 | 個別の事情がからむ回答、例外の扱い |
| 会議資料の下書き | 前回の議事録と議題からのたたき台 | 議題の順番、表現、出す数字 |
| アンケート自由記述の整理 | 授業評価などの記述の分類と要約 | どの声を改善に取り上げるか |
問い合わせの回答案は、根拠が手引きに残るので、担当者によって答えが変わることも減らせます。よく届く質問を分類すれば、翌年度の手引きのどこを直すかも見えてきます。
シラバスの点検は、AIでどこまでできるのか？
当社で架空の大学のシラバス30件を用意し、AIツールに作成要領と照らして点検させました。成績評価の割合の合計が90%や110%になっているもの、授業計画が第14回までしかないものなど、17種類の不備を混ぜています。
結果は139秒で1枚の表になり、混ぜた17種類の不備はすべて挙がりました。さらに、同じ教員の2つの科目が前期の同じ曜日時限になっている点まで見つけています。片方が「月2」、もう片方が「月曜2限」と書かれていたため、データを作った当社も気づいていませんでした。続けて頼むと、144秒で確認点が30行の一覧になり、教員にそのまま送れる依頼文の案も付きました。
AIは、出席を含む成績評価を「○」にしたうえで念のため備考に書いたなど、自分で決めたことも報告してきました。AIが作るのは職員が判断するための材料で、どの教員にどの順で連絡するかは学部の事情を知る職員が決めます。なお、これは架空のデータで1回動かした結果です。実際には去年の分で試してから本番に使います。
使い始める前に、何を決めておけばいいのか？
学生の個人情報や成績を扱う場面が多いため、線引きを先に決めておくと現場の職員が迷いません。
| 決めること | 大学での例 |
|---|---|
| 使ってよいツール | 大学が契約したAIツールだけを使い、個人の無料版には学内の情報を入れない |
| 入れてよい情報 | 公開しているシラバスや案内文は入れてよい。学生の氏名、学籍番号、成績は扱いを別に決める |
| 人が必ず確かめるもの | 学生や教員に送る文面、会議資料、数字 |
| AIに任せないもの | 合否、成績、奨学金の採否、懲戒など |
教員との役割分担も変わりません。シラバスの中身を決めるのは教員で、職員は記載のもれを知らせる役です。教務委員会などで「AIは記載の確認に使い、内容には手を入れない」と先に伝えておくと、理解を得やすくなります。
よくある質問
学生の個人情報をAIに入れても大丈夫ですか？
最初の題材には、公開しているシラバスのように個人情報を含まないものを選びます。そのうえで、使うツールと入れてよい情報の範囲を情報部門と先に決めておくと、現場も安心して使えるはずです。
効果はどうやって測ればいいですか？
題材の作業時間を、導入の前と後に同じ測り方で比べます。あわせて、教員への再依頼の件数や問い合わせへの回答までの時間を記録すると、確認の質が保たれていることも示せます。
担当者が替わっても続けられますか？
大切なのは、担当者が自分で指示の文を直せる形にしておくことです。うまくいった指示の文と出来上がりの例を課の共有の場所に残しておけば、作成要領が変わる年にも引き継げます。
レポートで詳しく読む
この記事は、当社のレポート「大学の事務でAIをどこから使い始めるか」の要点をまとめたものです。レポートでは、シラバスの点検でAIに頼んだ指示の文、題材を選ぶ採点表、自部署の数字で効果を試算する表、事務局長や教員に聞かれそうな質問と答え方まで載せています。
出典：文部科学省「令和8年度学校基本統計（速報値）」「令和7年度学校基本調査」、中央教育審議会「我が国の『知の総和』向上の未来像（答申）」（2025年2月）、日本私立学校振興・共済事業団「令和8（2026）年度 私立大学・短期大学等入学志願動向」
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