大学のAI推進役の育て方｜教職員の中に相談できる人と手順書を残す進め方
大学で生成AIの活用を広げるなら、全員への一斉研修より先に、学内でAIの相談に乗れる推進役を育てるのが進めやすい順番です。推進役は職員と教員を2名ずつの組で選び、3か月で自分の部署の業務の手順を1つ作ってもらいます。育てた後は、週1回の相談の時間と手順書を学内に残し、毎年の研修計画に位置づけます。選ぶときに重視するのは、プログラムを書けることより、大学の業務をよく知っていることです。
なぜ大学に、学内の推進役が必要なのか？
大学にはすでに、教職員を育てる制度と、教員と職員が一緒に動くための規定があるからです。
平成28年3月の大学設置基準の改正で、大学は教職員の研修の機会を設けることになり、平成29年4月から施行されました。この取り組みはSD（スタッフ・ディベロップメント）と呼ばれます。令和4年10月に施行された改正では、教員と事務職員等が役割を分担して協働する体制を確保することが明記されました。生成AIについても、文部科学省は令和5年7月に、大学事務の運営への利活用や、事例を教職員の間で共有することが有効だと周知しています。
一方で、仕組みを作れる人は社会全体で足りていません。IPAの企業向けの調査では、DXを進める人材の量が足りないと答えた日本企業は2025年度で85.5%でした。システム開発の必要な部分を内製化済みの日本企業は、2024年度で16.7%です。外から人を採るのが難しいなら、業務を知る教職員の中に推進役を育てる方が現実的です。
なぜ、全員への一斉研修から始めないのか？
変えるのは研修の順番です。使ってよい範囲と個人情報の扱いは、早い段階で全員に伝えます。そのうえで、業務への当てはめは推進役から広げていきます。こうする理由は、次の3つです。
| 理由 | 中身 |
|---|---|
| 関心と不安の差が大きい | 具体的な業務を挙げる人と、使ってよいのか分からない人が混ざる。同じ研修ではどちらにも合わない |
| 研修の後に聞ける相手が要る | 自分の業務に当てはめる段階で多くの人が止まる。学内に相談できる人がいれば、その場で進められる |
| 学内の実例があると説明会が具体的になる | 「教務課の議事録がこう変わった」と見せられれば、まだ使っていない人にも伝わる |
推進役は、誰を選べばいいのか？
職員と教員の両方から選び、組にして育てる形をおすすめしています。職員だけで進めると手順はできても教員に広がりにくく、教員だけだと授業には使われても事務の業務が変わりません。大学設置基準が求める教職協働を、AIの活用で具体的な形にする機会にもなります。
人選では、その業務を2年以上担当していること、困りごとを「議事録に1回1時間半かかる」のように自分の言葉で言えること、上司が業務時間の2割を出せることを見ます。本人の希望と上司の推薦の両方をもとに選べば、部署の優先課題からずれる心配も少なくなるでしょう。
最初の題材は、どう決めればいいのか？
当社で架空の大学の教職員アンケート（自由記述40件）を用意し、AIツールに整理を頼みました。84秒で40件が11の分類に分かれ、続けて頼むと177秒で題材の候補を採点した表ができています。1位は議事録・会議録の作成の11点でした。
注目したいのは、回答に書かれていない点数をAIが推測で埋めず、空欄にして「確認したい点」に回したことです。「個人情報を入れてよいのか不安」といった、業務を挙げていない3件の回答も採点から外し、説明の場が要るかを確認点に挙げました。どの会議の議事録なら扱ってよいかは、学内の決まりを知る人にしか決められません。業務を知る教職員を推進役に育てる理由がここにあります。なお、これは架空のデータで1回動かした結果です。
育成は3か月を1つの区切りにして進めます。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 1か月目 | 題材を1つ決めて今の作業時間を測る。学内のAI利用の決まりと個人情報の扱いを確かめる |
| 2か月目 | 手順を試作し、中間発表で受講者どうしが指摘し合う |
| 3か月目 | 同僚に使ってもらいながら直し、手順書にまとめて執行部の前で発表する |
| 4〜6か月目 | 週1回の相談の時間を開き、ほかの部署の題材を一緒に考える |
よくある質問
推進役にプログラミングの知識は必要ですか？
必要ありません。頼みたい処理を言葉で説明できれば、最初の手順はAIと一緒に作れます。それよりも、学事の暦や手続きの例外を説明できることの方が大切です。
育てた後、推進役が元の業務に戻ってしまいませんか？
育成が終わる前に、相談の時間、手順書の置き場所、研修計画への位置づけの3つを決めておきます。評価は、減った作業時間と相談に来た人数で見ます。手順の数で評価すると、誰も使わない手順が増えてしまうためです。
学生の個人情報を扱う業務も題材にできますか？
最初の題材にはしません。1か月目に、入れてよい情報と名前を伏せて扱う方法を情報システムの部署と決め、範囲がはっきりしてから検討します。
レポートで詳しく読む
この記事は、当社のレポート「大学向け 学内のAI活用の推進役を育てる 進め方レポート」の要点をまとめたものです。レポートでは、アンケートの整理でAIに頼んだ指示の文、部署ごとの題材の例、候補を比べる採点表、事務局長や情報システムの部署に聞かれそうな質問と答え方まで載せています。
出典：文部科学省「大学設置基準等の一部を改正する省令の公布について（通知）」（平成28年3月、令和4年9月）、文部科学省「大学・高専における生成AIの教学面の取扱いについて（周知）」（令和5年7月）、情報処理推進機構「DX動向2026」「DX動向2025」
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