専用システムを入れずに進める内勤業務のAX｜汎用の生成AIで属人化を解消する進め方

経理や総務、営業事務などの内勤業務を生成AIで変えたいが、新しい専用システムを入れる予算や時間はない。そうした経営企画や業務改革の担当の方へ。すでに契約しているChatGPT、Gemini、Claudeなどの汎用の生成AIだけでも、内勤業務のAX（AIを使った業務の変革）は進められます。鍵になるのは、担当者の頭の中にある手順を書き出し、AIへの指示と手順書にして部署に残すことです。

この記事では、専用システムなしで進める5つの手順と、属人化した業務を引き継げる形にする方法、社員が自分たちで改善を続ける体制の作り方を説明します。

専用システムを入れなくても、内勤業務のAXは進められる？

進められます。内勤業務の多くは、文章を読む、まとめる、決まった形に書き直す、規程と照らし合わせるといった作業の組み合わせです。こうした作業なら、汎用の生成AIで十分に扱えます。

専用システムが必要になるのは、基幹システムと自動でデータをやり取りしたい、毎日大量の書類を人の手を介さずに処理したい、といった段階です。その段階に進む前に、汎用の生成AIで業務の流れを整理し、効果を数えておけば、専用システムが本当に必要かどうかを数字で判断できます。

比べる点	汎用の生成AIで進める	専用システムを入れる
始めるまで	すでに契約しているツールですぐに始められる	要件を決めて開発や設定をしてから
向いている作業	文章の要約、下書き、照らし合わせ、手順の案内	大量の書類の自動処理、基幹システムとの連携
変更への強さ	業務が変わったら、指示と手順書を書き直す	改修の手配が必要になることが多い
頼る人	社員が自分で使い、直す	開発した会社や情報システム部門

なぜ、ツールを入れただけでは内勤業務が変わらない？

いちばん多いのは、ツールは入ったのに使う人が広がらない状態です。当社が2025年5月から2026年10月までの商談775件を読み直したところ、AI活用の壁をはっきり口にした85社のうち38%が「入れたのに使う人が広がらない」と話していました（調査記事）。使われていないと話した46社のうち、道具の性能だけを理由にした会社は1社でした。

内勤業務では、ここに属人化が重なります。ある業務を長く担当している人ほど、例外の扱い方や確認の順番を自分の頭の中で覚えています。その人がAIを上手に使えるようになっても、やり方が本人の中にとどまるため、部署の業務は変わりません。異動や休職で担当が替わると、AIの使い方ごと失われます。

汎用の生成AIで内勤業務を変えるには、どの順番で進める？

次の5つの順番で進めます。最初は1つの部署の、1つか2つの業務から始めれば十分です。

業務を棚卸しします。部署の業務を書き出し、それぞれにかかっている時間と、担当している人を確かめます。担当者に聞くだけでなく、実際の作業の画面を見ると、本人が気づいていない作業も見つかります。
最初に手を付ける業務を選びます。時間がかかっていて、特定の人しか回せていない業務を優先します。
その業務の手順を書き出し、生成AIへの指示（プロンプト）と、部署専用のチャットボットにします。指示と参考資料をまとめて保存しておく機能は、GeminiのGem、Claudeのプロジェクトのように、汎用の生成AIに備わっています（Gemini アプリヘルプ、Claude Help Center）。ChatGPTでは、これまでのカスタムGPTを廃止し、プラグインへ移す方針が案内されています（OpenAI Help Center、いずれも2026年11月時点）。ツールの機能は変わるので、作るときは各社の案内を確かめてください。
手順書に書き込みます。どの場面でどのAIを使うのか、AIの出力を誰が確かめるのかを手順書に載せ、新しく入った人の教育にも使います。
使っている人数と減った時間を数えて、部署の会議で報告します。うまく使えた人のやり方は、その人が勉強会で教えます。

社内だけで進める時間が取れないなら、外部の人に現場へ入ってもらう方法があります。当社の生成AIの伴走支援は、コンサルタントが定期的に職場に入り、業務を見ながら使い道を見つけて、その場で一緒に形にする支援です。ChatGPT、Claude、Microsoft Copilot、Geminiなど、すでに契約しているツールを生かす形で進めます。

属人化した業務は、どうすれば引き継げる形になる？

担当者の頭の中にある判断を、文章にして外に出すことです。生成AIは、その作業を手伝う道具として使えます。

進め方の例です。最初の作業は、担当者にふだんの作業を声に出しながら進めてもらい、その内容を記録することです。次に生成AIで、記録から手順と判断の分かれ目を書き出した手順書の下書きを作ります。担当者がその下書きを読み、抜けている例外や確認の順番を書き足します。こうしてでき上がった手順書が、その業務用のチャットボットのもとになります。

段階	生成AIに任せること	人が行うこと
手順の書き出し	作業の記録から手順書の下書きを作る	抜けている例外と判断の理由を足す
業務の実行	手順書に沿って書類の下書きや照らし合わせをする	出力を確かめ、最終の判断をする
引き継ぎ	後任者の質問に、手順書をもとに答える	手順書にない質問を前任者や上長に回す
見直し	業務の変更点を手順書に反映する案を出す	案を確かめ、手順書を更新する

手順書とチャットボットが部署に残れば、担当が替わっても、後任者は手順書とAIに聞きながら業務を始められます。人事異動やジョブローテーションを進めたい会社にとっては、異動の前に業務を引き継げる形にしておくことが、AIを使う目的そのものになります。

社員が自分で改善を続ける体制は、どう作る？

外部の人が作ったAIは、業務が変わったときに直せる人が社内にいないと止まります。社員が自分で改善を続けるには、次の3つを先に決めておきます。

推進役と、その人がAI活用に使える時間。兼務のままで時間が割り当てられていないと、本業の合間にしか進みません。
部署ごとの担当者。自分の部署の業務を知っている人が、指示とチャットボットを作り、直します。
入れてよい情報の線引き。個人情報や取引先の情報を扱う業務では、使ってよいツールと範囲を、現場の人が判断できる言葉で書いておきます。

当社が伴走した会社では、作った人が勉強会で使い方を教える形をとっています。たとえば人材サービス会社（社員約70名）では、部門ごとにAI推進の担当を置き、各部門のメンバーが自分たちでAIを作りました。インサイドセールス7名で月282時間の作業が減り、契約書申請の差し戻し率は2か月で62%から18%に下がっています。数字はこの会社の社内の集計によるもので、1社の結果です。

外部の伴走支援を頼むと、どのくらいの費用がかかる？

当社の生成AIの伴走支援は、月額の3つのプランからお選びいただけます。金額はすべて税別で、期間は6か月を1つの区切りにしています。

プラン	月額（税別）	内容の目安
梅	20万円	月1回の打ち合わせとチャットでの相談、活用テーマの一覧づくり、月1件をその場で一緒に実装、月次レポート
竹	45万円	月2回の定例とチャットでの相談、業務の見える化、月2〜3件の実装、月1回のワークショップ、ガイドラインの整備、月次レポート
松	95万円	毎週の定例と毎週4時間の常駐、全社の推進計画、部署ごとのワークショップ、月3〜5件の実装と自動化、利用ルールの整備、経営会議向けの報告

まず1つの部署から始めるなら梅、部署の業務を見える化しながら手順書と利用ルールまで整えるなら竹、全社で進めるなら松が目安です。お申し込みの前に、対象人数、1人あたりの削減時間、時給、期間から効果を試算し、費用に見合うかを一緒に確かめます。

よくある質問

Q. ChatGPTの無料版や個人の契約でも進められますか？

A. 業務で使うなら、会社として契約した法人向けのプランをおすすめします。たとえばOpenAIは、ChatGPT BusinessやChatGPT Enterpriseのデータを、初期設定ではモデルの学習に使わないと公開しています（OpenAI、2026年11月時点）。どのプランにするかは、扱う情報の線引きと合わせて決めてください。

Q. 専用システムが必要になるのは、どんなときですか？

A. 基幹システムとデータを自動でやり取りしたいときや、大量の書類を人の手を介さずに処理したいときです。汎用の生成AIで業務の流れと効果を確かめてから判断すると、作るものの範囲を絞れます。

Q. ITに詳しい社員がいなくても始められますか？

A. 始められます。プロンプトや部署専用のチャットボットは、プログラムを書かずに作れます。大切なのは、業務をよく知っている人が作り手になることです。

Q. 定着までにどのくらいかかりますか？

A. 対象の部署と業務によって変わりますが、当社の伴走支援では12か月ほどを想定しています。6か月の時点で、推進体制、利用ルール、手順書、効果の記録が社内に残っている状態を目標にしています。

内勤業務のどこから生成AIで変えるか、30分で整理します

進め方と事例は、生成AIの伴走支援のページをご覧ください。

株式会社AIworkerでは、30分の無料相談を行っています。いまの内勤業務の流れと、特定の人に頼っている業務をお聞きし、どこから始めるとよいかを整理してお渡しします。

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